Unternehmensbuchhaltung – Tipps
Buchhaltung – unsere Passion
Wenn Sie Ihre Buchhaltung richtig organisiert haben, sparen Sie Zeit, Kosten sowie Ärger. Unsere kleinen Tipps sollen Ihnen helfen, schneller, einfacher und günstiger die Arbeiten zu erledigen. Dabei liegt der Grundstein in der Organisation. Wie lege ich die Belege ab und wie sollen diese gebucht werden. Für kleine Unternehmen empfehlen wir die Belege chronologisch in einem Ordner abzulegen. Dabei wird der älteste Beleg zuunterst und der neueste zuoberst im Ordner abgelegt. Darauf kommt der detaillierte Bankauszug über die ganze Periode. So kann einfach von unten nach oben gebucht werden und der Saldo in der Buchhaltung ist einfach mit demjenigen auf dem Bankauszug zu vergleichen. Damit erkennt und findet man Differenzen rasch.
Gibt es mehrere Konti, z.B. Bank und Postcheck, so legen Sie in den Order ein Register. So können Sie eine saubere Unterteilung nach Bankkonti und dann nach Datum anlegen. Dies erleichtert einerseits das Buchen sowie das Auffinden von Belegen. Oft werden die Belege nach Namen abgelegt, dies hat bei kleinen Buchhaltungen den Nachteil, dass diese zum Buchen mühsam zusammengetragen werden müssen.
Ist Ihre Buchhaltung mit Mehrwertsteuer zu führen, so empfehlen wir bei kleinen Unternehmungen eine Bewilligung für die Methode nach vereinnahmtem Entgelt bei der Mehrwertsteuer einzuholen. Damit dürfen Sie die Mehrwertsteuer an die Steuerverwaltung erst bei Erhalt des Geldes abführen. Im Gegenzug müssen Sie die Vorsteuern auch erst bei der Bezahlung abziehen. Dies hilft Ihnen auch bei der Verbuchung. Denn Sie verbuchen Ihre Belege erst nach der Bezahlung. Ansonsten müssten Sie zuerst die Rechnungen einbuchen, um die MWST abwickeln zu können und dann nochmals bei der Bezahlung buchen. So sparen Sie Zeit und Aufwand.
«Die Buchhaltung brauche ich ja nur für die Steuern.»
Falsch. In erster Linie soll Ihnen die Buchhaltung die finanzielle Situation Ihres Unternehmens aufzeigen. Daraus können Sie Optimierungen ableiten. Ebenso dient Ihnen Ihre Buchhaltung als Führungsinstrument und als Grundlage für Unternehmensentscheide. Deshalb ist es wichtig, den Kontoplan entsprechend Ihrer Bedürfnisse zu erstellen sowie die Buchhaltung zeitnah zu führen. Zum Beispiel können Sie mit der Buchhaltung eine Nachkalkulation Ihrer Produkte oder Dienstleistungen machen und überprüfen, ob Ihre Kalkulation stimmt. Ansonsten kann es Ihnen passieren, dass Sie am Markt vorbei arbeiten. Aus Erfahrung wissen wir, wer gut organisiert ist, hat mehr Erfolg. Es lohnt sich deshalb, in die Buchhaltung zu investieren.
Ist es sinnvoller meine Buchhaltung selber zu machen oder diese auszulagern?
Dies ist abhängig von Ihrem Wissen und Ihrer Zeit sowie Ihrem Organisationstalent. Verfügen Sie über die notwendige Erfahrung und Zeit, können Sie die Buchhaltung selber machen. Wir empfehlen Ihnen dabei, Wert auf den Kontoplan sowie auf den Jahresabschluss zu legen. Mit dem Kontoplan definieren Sie die Aussagekraft Ihrer Buchhaltung. Dies ist wichtig, damit Sie die richtigen Entscheide treffen können. Beim Jahresabschluss gilt es, die Buchhaltung zu überprüfen und dabei auf die aktuellen gesetzlichen Bestimmungen zu achten. Dazu gehören Gesetze im Obligationenrecht (OR), wie Höchstwerte, Periodizität, Vollständigkeit, Klarheit, die steuerlichen Gesetze wie Abschreibungen, Eigenverbrauch, etc., MWST-Bestimmungen, Bsp. Umsatzabstimmung, oder die neuen Rechnungslegungsrichtlinien, welche seit dem 1. Januar 2013 in Kraft sind. Sind Sie in diesen Gebieten nicht sattelfest, so empfehlen wir Ihnen einen fachlich kompetenten Partner hinzuzuziehen. Oft ist es finanziell interessanter, die gesamte Buchhaltung mit Jahresabschluss, MWST und Steuern auszulagern. So erhalten Sie alles aus einer Hand und haben Zeit, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Fragen Sie uns nach einer Offerte.
Was gehört zu einem Jahresabschluss?
Beim Jahresabschluss werden die notwendigen Abgrenzungen, Bewertungen, Abstimmungen sowie Kontrollen durchgeführt, damit die Jahresrechnung stimmt. Denn auf der Jahresrechnung werden einerseits Unternehmensentscheide getroffen, andererseits dient sie der Grundlage für die Steuern und Sozialversicherungen. Dabei nimmt der Fachmann die Abgrenzungen vor, wie Debitoren, Kreditoren, Transitorische Aktiven und Passiven, kurz- und langfristige Rückstellungen, damit die Periodizität gewährleistet ist. Zu den Bewertungen gehören die Lager, angefangene Arbeiten, Anlagen, Wertberichtigungen, das Delkredere auf den Debitoren sowie die Rückstellungen. Die korrekte Abrechnung mit den Sozialversicherungen wird plausibilisiert, um unerwünschte Folgen zu vermeiden. Ferner fliessen die steuerlichen Bestimmungen ein und der Treuhänder schaut im Rahmen des Gesetzes auf die Steueroptimierungen. Nicht vergessen gehen darf die Mehrwertsteuer, welche zwingend einmal im Jahr eine Umsatzabstimmung verlangt sowie die korrekte Abrechnungen von Eigenbezügen und Privatanteilen.
Wieviel kostet mich die Erstellung der Buchhaltung und der Jahresabschluss beim Treuhänder?
Abhängig von der Grösse, der Rechtsform, der Anzahl Mitarbeiter sowie dem Umfang der gewünschten Dienstleistung erstellen wir Ihnen gerne eine Offerte. So kann der Betrag für die Buchhaltung mit Abschluss einer kleinen Einzelfirma ohne Mitarbeiter Fr. 2‘500 betragen. Unsere Tarife bewegen sich von Fr. 60 bis Fr. 180 pro Stunde.
«Die Buchhaltung ist Vergangenheit, deshalb interessiert sie mich nicht.»
Damit Sie Ihr Geschäft optimieren können, ist es wichtig, eine Zielsetzung zu haben und diese laufend mit dem IST zu vergleichen. Deshalb empfehlen wir eine Finanzplanung auf Monatsbasis zu erstellen oder mindestens ein Budget. Wenn jemand in sein Auto sitzt, ist ihm klar, wohin er fahren will. Doch in den meisten KMUs besteht keine Zielvorgabe, insbesondere kein Budget. Damit vergibt sich der Unternehmer viel von seinem Erfolg. Gerne helfen wir Ihnen bei einem Budget und senden Ihnen auf Anfrage gerne eine Excel-Datei.
Warenlager, was muss ich tun?
Das Gesetz verlangt mindestens einmal im Jahr eine physische Bestandesaufnahme. Bei der Bewertung der einzelnen Artikel ist auf den Anschaffungswert bzw. die Herstellkosten abzustellen, sofern der neue Marktpreis nicht tiefer ist.
Wie kann ich aus meiner Buchhaltung den Erfolg meiner verschiedenen Produkte ablesen?
Dazu empfehlen wir Ihnen der Finanzbuchhaltung eine Kostenrechnung anzufügen. So können Sie die Erträge und Kosten, welche direkt zuordenbar sind, den entsprechenden Produkten direkt zuweisen. Nicht direkt zuordnungsbare Kosten werden in Kostenstellen gesammelt und dann mit einem Schlüssel auf die Produkte umgelegt. Bei den meisten gängigen Buchhaltungsprogrammen kann die Kostenrechnung dazu gekauft werden. Mit der Kostenrechnung ist es einfacher, Ihre Nachkalkulation zu tätigen. So erhalten Sie für die Zukunft die richtigen Preise, bzw. wissen, wo Ihr Break-even-Punkt liegt.